Adjoint(e) à la direction
Vous souhaitez rejoindre une organisation humaine et en pleine croissance ? Vous aimez collaborer et le domaine de l’administration n’a aucun secret pour vous ?
VOTRE MISSION
Relevant du chef de la direction, le titulaire du poste supportera de façon proactive l’équipe de la direction générale ainsi que les activités administratives de l’Association. Son rôle principal reposera sur l’accompagnement du chef de la direction et de l’équipe de direction, en prenant charge des demandes en première ligne, y compris la participation à des projets spéciaux, la coordination de diverses activités et dossiers spéciaux, ainsi que la planification, l’organisation et le suivi des différents projets qui lui seront confiés.
CE QUE VOUS FEREZ
•Soutenir le le chef de la direction et l’équipe de direction dans divers mandats et activités quotidiennes en faisant preuve d’initiative, de rigueur et de discrétion ; • Travailler en étroite collaboration avec le chef de la direction, anticiper ses besoins, pour le tenir bien informé de ses engagements et ses responsabilités à venir ; • Faire une gestion active du calendrier du chef de la direction en ayant en tête les différentes rencontres, conseil d’administration et comités ; • Concevoir, produire des documents complexes, préparer et mettre à jour divers rapports d’activités et tableaux de bord, en plus d’en faire des suivis dans le respect des échéanciers prévus ; • Assurer l’organisation de diverses réunions et de comités, en y apportant un soutien logistique ; • Rédiger les procès-verbaux, comptes-rendus des réunions de divers comités et du conseil d’administration ; • Produire, réviser et faire la mise en page de divers documents ; • Collaborer au développement, à l’implantation et au maintien de processus administratifs ; • S’occuper de l’accueil des visiteurs de la direction, de la gestion et du suivi des dossiers et contrats ; • Collaborer à toutes autres activités et projets spéciaux de l’entreprise requérant un soutien administratif et opérationnel ; • Préparer des rapports de dépenses, assurer un suivi budgétaire, créer des bons de commande et soumettre des factures pour paiement ; • Accomplir toutes autres tâches connexes.
EXIGENCES
• Un diplôme d’études collégiales (DEC) dans un domaine approprié, ou l’équivalent ; • Minimum huit (8) à dix (10) années d’expérience pertinente ; • Une excellente maîtrise du français et un niveau d’anglais fonctionnel ; • D’excellentes aptitudes de communication pour la rédaction et la révision de documents ; • Une bonne maitrise des outils informatiques, notamment l’utilisation de la Suite Office ; • Un bon sens de l’organisation et une facilité à gérer efficacement les priorités ; • Un grand souci du détail et de la rigueur administrative dans la gestion de dossiers ; • D’excellentes habiletés interpersonnelles : tact, esprit d'équipe et capacité à bâtir des relations de confiance ; • Un grand souci du service à la clientèle et de l’entregent ; • Un sens aigu de la confidentialité, du professionnalisme et une éthique irréprochable ; • La capacité à faire preuve d’une très grande discrétion dans le traitement de l’information ; • Un bon sens des responsabilités, de l’initiative, de l’autonomie et de la loyauté.
AVANTAGES
• Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels (boni, REER avec contribution de l’employeur, assurance collective incluant un service de télémédecine et un programme d’aide aux employés à leur famille, etc.) ; • Douze (12) journées personnelles octroyées annuellement (payées si inutilisées) ; • Une politique de vacances qui s’ajoute à la fermeture du bureau durant les Fêtes ; • Un mode de travail hybride pour une meilleure conciliation travail-vie personnelle ; • Un horaire d’été offert pour mieux profiter des vendredis ensoleillés ; • Des possibilités de formation et de développement professionnel en continu ; • Un environnement de travail sain et sécuritaire, en plus des bureaux rénovés ; • Un stationnement gratuit si vous êtes véhiculé et des bureaux accessibles en transport en commun (incluant la station REM à proximité) ; • Finalement, du plaisir et des défis garantis.