Le casse-tête de la gestion des courriels !
La situation est quasi-quotidienne. A peine vous ouvrez votre boîte de courriels, qu’un raz-de-marée de messages saute à vos yeux. Votre boîte de réception déborde et suffoque. 20, 50, 100 courriels, le nombre est impressionnant. Vous avez vraiment besoin d’aide pour mieux gérer votre messagerie.
Dans son livre ‘’The Email Warrior: How to Clear Your Inbox and Keep It That Way ‘’ Ann Gomez, le confirme, les gens les plus productifs excellent à gérer leurs courriels, car ils savent que c’est une tâche qu’il ne faut surtout pas délaisser ou prendre à la légère.
Conseillère en productivité, Ann Gomez, estime que les courriels sont une grande source de distraction. On ne réalise pas toujours à quel point c’est une cause d’interruptions malvenues. Elle conseille même de désactiver les notifications et se garder de consulter à tout moment sa boîte de réception.
Mme Gomez suggère aussi d’abandonner le comportement que beaucoup ont d’ouvrir un courriel, de le lire, puis de le fermer pour y revenir plus tard.
Cette méthode a pour effet de doubler le temps de traitement, car vous devrez probablement le lire de nouveau pour y donner suite, dans la journée.
Gérer votre temps en premier
Si vous gérez vos courriels en butinant, sans méthode, vous manquerez tellement d’efficacité. C’est ce que confirme Bruce Mayhew, formateur et conférencier. Pour lui, il est tellement précieux de vous réserver du temps pour cette activité. Quelques minutes trois fois par jour, vous permettra de nettement mieux gérer vos courriels.
Que vous décidiez de supprimer ou d’archiver vos courriels, l’essentiel est de libérer le plus possible votre boîte de réception. Une autre chose à faire aussi, est de prêter attention à la façon dont vous rédigez vos courriels. Oui, est ce que vos messages sont clairs : faciles à lire, et faciles à comprendre. Si c’est le cas, vous éviterai surement d’autres courriels exigeant explications et éclaircissements.
Les logiciels à la rescousse.
Aussi, les logiciels de messageries électroniques permettent généralement d’attribuer un niveau d’importance à chaque message. Utilisez cette fonctionnalité pour étiqueter vos messages et ainsi mieux les gérer. Par exemple, attribuez à chaque courriel un des statuts suivants : Très important, Important ou Peu important.
Fort heureusement, nous pouvons aussi compter sur certains logiciels de courriel génèrent une alerte visuelle ou sonore à chaque réception. Désactivez cette fonction. Dans Outlook 2010, ceci se fait de la façon suivante : File, Option, Mail, Message Arrival.
Enfin, tout le monde s’accorde à dire que le sentiment d’avancer dans ce dossier important des courriels contribue à une bonne gestion du stress, dont on se passerait volontiers.